Algemene voorwaarden: hoe zorgt u dat ze gelden?

Algemene voorwaarden zijn bij uitstek geschikt om allerlei randvoorwaarden te regelen waaronder u uw diensten wilt verrichten en/of goederen leveren. Dat is niet alleen praktisch, maar kan u daarnaast processueel en financieel voordeel opleveren. Denkt u bijvoorbeeld aan uitsluiting van uw aansprakelijkheid voor (verschillende vormen) schade. Echter, voordat u rechtsgeldig een beroep op uw algemene voorwaarden kunt doen, dient u in ieder geval aan een drietal eisen te voldoen. En daar gaat het, zoals blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank Noord-Holland, in de praktijk vaak fout…

Om met succes een beroep te kunnen doen op uw algemene voorwaarden dient:

1. u ze van toepassing te verklaren. Dit doet u door bijv. onderaan uw emails, brieven, offertes en in ieder geval in de met uw contractspartij(en) overeenkomst, de zin op te nemen dat “op al onze overeenkomsten zijn de Algemene Voorwaarden van [uw bedrijf/vennootschap] van toepassing”;
2. de toepasselijkheid ervan door uw contractspartij zijn aanvaard. Dit kan bijvoorbeeld door uw contractspartij(en) voor toepasselijkheid te laten tekenen, of ze (online) een vakje te laten aanvinken waarmee ze aangeven daarmee akkoord te gaan;
3. u vóór of uiterlijk bij totstandkoming van de overeenkomst te voldoen aan uw informatieplicht. Dit kan, afhankelijk van de omstandigheden, op diverse wijzen (zie artikel 6:234 BW). Uitgangspunt is dat u uw algemene voorwaarden, indien redelijkerwijs mogelijk, ter hand stelt. Dit doet u door ze fysiek te overhandigen en/of toe te zenden.

In de procedure die resulteerde in de uitspraak d.d. 6 maart 2019 van de rechtbank Noord-Holland deden de gebruiker van de algemene voorwaarden en haar contractspartij al ruim 30 jaar zaken met elkaar. De gebruiker had op iedere email, brief, offerte en factuur staan dat haar algemene voorwaarden van toepassing zijn. De gebruiker had diverse malen jaarafspraken toegezonden - waarvan de algemene voorwaarden onderdeel zouden uitmaken – die door de contractspartij waren ondertekend voor ontvangst.

Hoewel de contractspartij van gebruiker al die jaren nooit tegen toepasselijkheid van de algemene voorwaarden had geprotesteerd en ermee bekend kon worden verondersteld, wordt het beroep erop toch verworpen. De rechtbank overweegt daarover het volgende:

“Het enkele eenzijdig van toepassing verklaren van haar algemene voorwaarden door [naam 1] in aan [naam 2] gerichte stukken maakt niet dat deze door [naam 2] zijn aanvaard. Overigens blijkt uit de door [naam 1] overgelegde stukken niet dat er brieven, offertes of e-mails aan [naam 2] zijn gestuurd, waarin naar algemene voorwaarden wordt verwezen. Die vermelding staat wel op de overgelegde facturen uit 2016 en 2017. Naar vaste jurisprudentie kan een verwijzing naar algemene voorwaarden op een factuur echter niet tot toepasselijkheid van die voorwaarden leiden, ook niet voor overeenkomsten, die later worden gesloten.

Ook de omstandigheid dat [naam 2] in 2013 en 2014 stukken heeft ondertekend met daarin de zin “Als bijlage treft u onze verkoopvoorwaarden (in tweevoud) aan”, kan niet zonder meer tot de conclusie leiden dat [naam 2] door ondertekening van die stukken de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden op de overeenkomst heeft aanvaard. Het betreft immers slechts verwijzingen naar een bijlage: de algemene voorwaarden zijn in die stukken niet van toepassing verklaard. Daar komt bij dat tevens wordt vermeld: “Gaarne ontvangen wij van u een exemplaar retour, voorzien van uw handtekening “voor gelezen”.” Een voor “gelezen” ondertekende bijlage heeft [naam 1] echter niet in het geding gebracht, zodat de rechtbank ervan uit gaat dat deze er ook niet is.

[naam 1] doet ten slotte nog een beroep op haar e-mail van 2 mei 2018 aan [naam 2] . Hierin is vermeld “Wij wijzen u er nogmaals op dat op al onze leveringen de algemene Verkoop- en leveringsvoorwaarden van toepassing zijn”. Deze e-mail dateert echter niet van vóór of tijdens het sluiten van de overeenkomst en is zelfs van na het ontstaan van het geschil tussen partijen.”

De rechtbank concludeert vervolgens dat niet is gebleken dat betreffende contractspartij de algemene voorwaarden van gebruiker heeft aanvaard. Die algemene voorwaarden zijn daarom tussen partijen niet van toepassing; het beroep erop wordt afgewezen!

Conclusie

De uitspraak laat zien hoe belangrijk het is dat gebruikers van algemene voorwaarden tijdens de contractvorming de vereiste stappen doorlopen. Het is van belang daarop zorgvuldig toe te zien. Doet u dat niet, dan loopt u het risico dat uw algemene voorwaarden (achteraf) ter zijde worden geschoven, met alle nadelige processuele en financiële gevolgen van dien.

Heeft u behoefte aan nadere informatie, hulp en/of (vrijblijvend) advies, aarzelt u dan niet om te bellen (0229-547450) of mailen (k.vriend@loomansadvocaten.nl). Ik ben u graag van dienst. 

mr Klaas Vriend is een ervaren en gepassioneerd advocaat. Hij is met grote regelmaat betrokken bij contractuele geschillen, onder meer ter zake toepasselijkheid van algemene voorwaarden.