Ontslag wegens disfunctioneren? Opbouw ontslagdossier essentieel.

Wilt u een werknemer ontslaan wegens disfunctioneren? Dan is de opbouw van een deugdelijk ontslagdossier essentieel. Maar hoe doet u dat? En waar moet u op letten? Hieronder zet ik uiteen welke stappen u moet ondernemen en waaraan een goed opgebouwd (ontslag)dossier moet voldoen.

De wet bepaalt dat een werkgever de arbeidsovereenkomst eenzijdig kan beëindigen wanneer de werknemer ongeschikt is tot het verrichten van de bedongen arbeid. Maar, wanneer is nu sprake van disfunctioneren? In beginsel bepaalt u dat als werkgever zelf. Dit op basis van de door u voorgeschreven functie-eisen. Indien de werknemer door onkunde en / of onmacht niet voldoet aan de door u gestelde (redelijke) functie-eisen en ten gevolge daarvan zijn functie daadwerkelijk niet goed vervult, kan worden gesproken van disfunctioneren.

Er zijn verschillende vormen van disfunctioneren. Een werknemer kan te veel fouten maken (onvoldoende kwaliteit), de werkdruk niet aankunnen (onvoldoende tempo), niet representatief genoeg zijn etc.

Indien een werkgever vaststelt dat een werknemer disfunctioneert, kan hij echter niet ‘zomaar’ tot ontslag overgaan. De werkgever zal een verzoek tot beëindiging (formeel: ontbinding) bij de Kantonrechter moeten indienen. (Zie mijn eerdere blog.) De Kantonrechter zal het verzoek tot beëindiging pas honoreren als aan de van toepassing zijnde procedurele normen – welke gelden ter bescherming van de werknemer - is voldaan.

Juist naleving van de procedurele normen leidt aan de zijde van de werkgever regelmatig tot problemen. In de praktijk blijken werkgevers de te nemen stappen namelijk vaak niet, of slechts deels, te hebben gevolgd. En in die gevallen zal de Kantonrechter het verzoek om beëindiging dikwijls afwijzen.

Gezien het voorgaande is voor werkgevers van eminent belang dat ze weten wat te doen en waarop te letten in geval van disfunctioneren van een werknemer. Het zogenaamde “REP”-model kan daarbij als ezelsbruggetje worden gebruikt. “REP” staat voor Reageer-, Evalueer- en Presteer (of Procedeer-) fase. Dit zijn de drie fasen waaruit dossieropbouw feitelijk bestaat. Aan de hand daarvan kan worden bepaald welke stappen een werkgever moet zetten om ervoor te zorgen dat in rechte kan worden aangetoond dat een werknemer niet functioneert en een redelijk grond voor ontslag aanwezig is:

1. Gebruik een functie- en taakomschrijving om (schriftelijk) vast te leggen wat precies van een werknemer wordt verwacht. Zo kan hij achteraf niet met het argument komen dat hij niet precies wist wat van hem werd verwacht.

2. Voer naast (reguliere) werkbesprekingen ook regelmatig functionerings- en beoordelingsgesprekken.

3. Spreek de werknemer zo snel mogelijk op het (vermeende) disfunctioneren aan. Beschrijf het ongewenste gedrag zo concreet mogelijk en geef aan wat en hoe verbeterd moet worden;

4. De werknemer moet in voldoende mate in de gelegenheid worden gesteld zijn functioneren te verbeteren. De werkgever dient hem in dat kader te faciliteren en begeleiden. Er dienen afspraken te worden gemaakt over voorwaarden, hulp van werkgeverszijde (bijv. bijscholing, coaching, training etc) en de duur van het ‘verbetertraject’;

Let op: De ongeschiktheid van de werknemer mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing van de werknemer of voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer. Onderzoek daarom in een verbetertraject met de werknemer of het onvoldoende functioneren eventueel is te wijten aan onvoldoende zorg voor scholing. Bied de werknemer in geval van twijfel scholing aan, aangezien de kans groot is dat de kantonrechter het dienstverband anders niet zal beëindigen.

5. Evalueer en stel de in het kader van het verbetertraject gemaakte afspraken zonodig bij;

6. Stel na verloop van de duur van het verbetertraject een eindevaluatie op. Er zijn dan twee conclusies mogelijk: het functioneren is voldoende verbeterd, of het functioneren is onvoldoende verbeterd. Bespreek de eindevaluatie en conclusie met de werknemer;

7. Indien de conclusie is dat het functioneren van de werknemer onvoldoende is verbeterd, dient onderzocht te worden of herplaatsing binnen een redelijke termijn mogelijk is. Indien er namelijk een andere passende functie beschikbaar is waarin werknemer, al dan niet met behulp van scholing, aan het werk kan worden gezet, is dat de aangewezen weg;

8. Indien het functioneren van de werknemer onvoldoende is verbeterd en herplaatsing is niet aan de orde, dan kan het traject tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst worden ingezet - het indienen van een ontbindingsverzoek bij de Kantonrechter;

En last but not least:

9. Zorg ervoor dat alles wat wordt besproken, schriftelijk wordt vastgelegd. Laat de werknemer de verslaglegging zoveel mogelijk voor akkoord of voor ontvangst tekenen. Geef de werknemer een kopie van het verslag of het beoordelingsformulier en neem het op in het personeelsdossier. Wanneer de werknemer weigert te tekenen, verstuur het verslag of het formulier dan per aangetekende post aan de werknemer toe.

Indien de werkgever voornoemde stappen doorloopt en alles op deugdelijke wijze schriftelijk vastlegt, is de weg vrij om via de Kantonrechter tot beëindiging van de arbeidsrelatie met de werknemer te komen. Het is hoe dan ook goed te weten wat u in dat kader moet doen en waarop u moet letten. Daarmee kunt u zich de met een nodeloze gang naar de Kantonrechter gepaard gaande tijd en kosten besparen.

Mocht u behoefte hebben aan nadere informatie, hulp en / of (vrijblijvend) advies aarzelt u dan niet om te bellen (0229-547450) of mailen (k.vriend@loomansadvocaten.nl). Ik help u graag.

mr Klaas Vriend is een ervaren en gepassioneerd advocaat. Hij vertegenwoordigt zowel werkgevers als werknemers. In die hoedanigheid is hij met grote regelmaat betrokken bij geschillen omtrent het al dan niet (dis)functioneren van werknemers en beëindiging van arbeidsovereenkomsten.